ข่าว
100 year

"เนทติเซนท์" แนะ 10 เคล็ดลับ "Work from home" พาองค์กรฝ่าวิกฤติ "โควิด"

ไทยรัฐออนไลน์20 มี.ค. 2563 04:40 น.
SHARE

"เนทติเซนท์" เปิดประสบการณ์รับมือชัตดาวน์เมืองด้วยเทคโนโลยี แนะองค์กรพลิกวิกฤติ "โควิด-19" เป็นโอกาสในการปฏิรูปซอฟต์แวร์องค์กรสู่ดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชั่น ชี้ทางรอดองค์กร "ทำงานจากบ้าน" ถอดประสบการณ์วิกฤติน้ำท่วมกรุงปี 54 เป็นโมเดล พร้อมแนะ 10 เคล็ดลับปรับตัวรับมือ

เมื่อวันที่ 19 มี.ค.63 นายกฤษดา สาธุกิจชัย ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหาร บริษัท เนทติเซนท์ จำกัด (Netizen) ที่ปรึกษาการวางระบบซอฟต์แวร์การบริหารจัดการทางธุรกิจ (ERP) กล่าวว่า สถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด-19 ในประเทศไทยเริ่มขยายออกไปกว้างขึ้น ส่งผลให้มีบางจังหวัดเริ่มประกาศปิดเมือง ในขณะที่กรุงเทพฯ ก็เริ่มมีมาตรการ "ชัตดาวน์สถานที่เสี่ยง" ด้วยการเริ่มปิดสถานบันเทิง ผับบาร์ โรงภาพยนตร์ สถานศึกษา และพื้นที่เสี่ยงต่อการระบาดโควิด-19 จำนวน 14 วัน ส่งผลให้องค์กรธุรกิจหลายภาคส่วนนำมาตรการทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) มาใช้เพื่อไม่ให้ธุรกิจสะดุด และสามารถดำเนินการต่อไปได้ในภาวะวิกฤติ ดังนั้นผู้ประกอบการจึงควรเตรียมความพร้อมด้านเทคโนโลยีและกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์กร เพื่อรองรับการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานในครั้งนี้ โดยเฉพาะด้านซอฟต์แวร์องค์กร และเทคโนโลยีด้านการสื่อสาร การจัดการข้อมูลองค์กรขึ้นไปอยู่บนคลาวด์ เพราะจะทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ ด้วยอุปกรณ์สมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต ซึ่งเป็นอุปกรณ์พื้นฐานที่พนักงานทุกคนมีอยู่แล้ว สอดคล้องกับที่องค์กรต้องให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน ซึ่งไม่ได้เป็นเพียงการรับมือผลกระทบจากโควิด-19 เท่านั้น แต่ยังถือเป็นอีกหนึ่งเทรนด์การทำงานแห่งอนาคต และถือได้ว่าการปฏิรูประบบซอฟต์แวร์องค์กรในครั้งนี้ เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไปในตัว

แนวทางในการทำงานจากบ้าน สำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม SMEs มองว่าในกลุ่มนี้ผู้ประกอบการขนาดเล็ก ไม่น่าเป็นห่วงกับการทำงานจากบ้าน เนื่องจากปัจจุบันได้ใช้วิธีนี้อยู่แล้ว สามารถทำงานได้ด้วยตัวเองจบในคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊กเครื่องเดียว ส่วนผู้ประกอบการขนาดใหญ่ก็ไม่น่าเป็นห่วงเช่นกัน เนื่องจากผู้ประกอบการกลุ่มนี้ เป็นกลุ่มที่มีความพร้อมด้านการลงทุนและการใช้เทคโนโลยีเป็นอย่างดี จึงไม่มีปัญหากับการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้ แม้ไม่อยู่ในออฟฟิศ โดยกลุ่มผู้ประกอบการที่น่าเป็นห่วงที่สุด คือ ผู้ประกอบการขนาดกลาง ซึ่งเป็นกลุ่มที่เริ่มมีทีมงานหลายทีม หลายฝ่าย ในการดำเนินธุรกิจและส่วนใหญ่ในการบริหารก็ยังเป็นลักษณะรวมศูนย์ ขาดการกระจายการทำงานที่ดีทั้งในส่วนของคนและส่วนของการส่งต่อเอกสาร อาจทำได้ยากลำบากกว่ากลุ่มอื่นๆ ทั้งในแง่ของการสื่อสาร ประสิทธิภาพในการทำงาน และความต่อเนื่องของการทำงาน

ดังนั้น เนทติเซนท์ จึงได้นำเสนอแนวทางและมุมมอง เพื่อให้แต่ละองค์กรเตรียมความพร้อมทางด้านไอที 10 ข้อ ประกอบด้วย

1. ระบบโทรศัพท์ต้องปรับให้สามารถรับโทรศัพท์ที่โทรเข้าที่ทำงาน แต่เชื่อมไปยังโทรศัพท์มือถือของคนที่รับผิดชอบได้

2. แพลตฟอร์มในการทำเอกสารออนไลน์ ซึ่งมีให้เลือกใช้หลายแพลตฟอร์ม ทั้ง Google Suite หรือ Office 365 ล้วนมีความสามารถให้ทุกคนสามารถทำงานอยู่บนเอกสารเดียวกันในเวลาเดียวกัน แม้จะอยู่ต่างสถานที่กัน ช่วยเพิ่มความเร็วในการทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี

3. กำหนดแพลตฟอร์มแชตออนไลน์ที่จะใช้ในองค์กรร่วมกัน ซึ่งอาจต้องศึกษาถึงคุณสมบัติที่แตกต่างกันไป สามารถเลือกตามความเหมาะสมและความคุ้นชินในการทำงานของพนักงานเป็นหลัก เช่น Hangouts ที่สามารถสร้างห้องเป็นทีมพร้อมเห็นสถานะว่า ทุกคนอยู่หน้าจอที่พร้อมทำงานด้วยกัน

4. แพลตฟอร์มในการประชุมทางไกล ปัจจุบันมีให้เลือกใช้บริการหลากหลาย เช่น Microsoft Teams, Hangouts, Webex และ Zoom

5. แพลตฟอร์มสำหรับใช้ในการแชร์ไฟล์งานในปัจจุบันมีหลากหลาย ควรเลือกแพลตฟอร์มที่สามารถจัดการข้อมูลตามแต่ละแผนกขององค์กร และยังสามารถเปิดสิทธิ์ในการเข้าถึงได้เป็นระบบระเบียบ

6. ระบบบริหารโครงการ ปัจจุบันมีอยู่หลายระบบ เช่น Asana, Trello , Basecamp และ Origami CRM เป็นตัวช่วยในการมอบหมายงาน วางแผนงาน และติดตามงานในแต่ละโครงการ ให้เป็นไปตามไทม์ไลน์ที่กำหนดไว้

7. จัดเตรียมระบบบริหารทรัพยากรบุคคลผ่านคลาวด์ แทนการสแกนลายนิ้วมือหรือการตอกบัตรในที่ทำงาน สามารถให้พนักงานทำการลาแบบ บริการตัวเอง ได้เลย

8.ระบบ กล้องวงจรปิดในองค์กร ที่เก็บ ข้อมูล บนคลาวด์ ได้ เพื่อใช้สำหรับตรวจสอบภายในออฟฟิศ กรณีต้องให้พนักงานทำงานที่บ้านทั้งหมด  จะไม่มีคนเข้าทำงานที่บริษัทจำเป็นต้องตรวจสอบและจัดเตรียมให้พร้อม

9.ระบบอนุมัติการทำงานต่างๆ เช่น การอนุมัติขั้นตอนการทำงานต่างๆ โดยไม่ต้องเซ็นเอกสาร ปัจจุบันมีระบบที่นิยมใช้งานในองค์กร อาทิ One web, K2 และ Origami ซึ่งแต่ละแบบสามารถที่จะเชื่อมเข้ากับระบบ ERP ขององค์กรได้ง่ายขึ้น สามารถช่วยให้ลดขั้นตอนในการส่งเอกสารในการอนุมัติ และทำงานได้อย่างรวดเร็ว

10. ปรับซอฟต์แวร์องค์กรเข้าสู่ระบบคลาวด์ และใบแจ้งหนี้ ใบหักภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ปัจจุบันหลายองค์กรยังไม่ได้ปรับระบบ ขึ้นสู่คลาวด์ซึ่งอาจจะมีความยากลำบากในการที่ดูแลเซิร์ฟเวอร์ ในสถานการณ์การทำงานจากบ้าน หากองค์กรยังไม่ได้คิดที่จะปรับเปลี่ยนระบบซอฟต์แวร์องค์กรสู่คลาวด์สามารถนำ ซอฟต์แวร์องค์กร ตัวเดิมไปฝากไว้ที่ ศูนย์กลางข้อมูล

"เนทติเซนท์ ได้นำประสบการณ์จากปี 2554 ที่กรุงเทพฯ ประสบกับเหตุการณ์น้ำท่วมใหญ่ มีลูกค้าหลายบริษัทต้องประสบปัญหา พนักงานไม่สามารถเดินทางไปทำงานและทำงานจากที่บ้านได้ เพราะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลองค์กรได้ เนื่องจากห้อง Server ถูกน้ำท่วม จึงเป็นจุดเริ่มต้นให้ Netizen พยายามผลักดันให้หลายๆ บริษัทหันมาปฏิรูปองค์กร ด้วยการนำข้อมูลไปไว้บนระบบ Cloud ช่วยให้สามารถเข้าถึงเอกสารต่างๆ ได้จากทุกที่สำหรับครั้งนี้หากองค์กรเล็งเห็นความสำคัญในการใช้เทคโนโลยี Cloud ก็จะช่วยให้องค์กรเดินหน้าได้ไม่สะดุด ทั้งยังเป็นการเตรียมพร้อมรับมือกับวิกฤติที่อาจเกิดขึ้นอีกในอนาคต และการเกิดวิกฤติโควิด-19 ในครั้งนี้เชื่อว่า จะเป็นตัวผลักดันให้องค์กรเดินหน้าสู่การทำ Digital Transformation ได้โดยปริยาย" นายกฤษดา กล่าว

เปรียบเทียบราคาทุกร้าน ที่นี่ >>> คลิก

อ่านเพิ่มเติม...

แท็กที่เกี่ยวข้อง

เนทติเซนท์โควิด-19ทำงานที่บ้านWork from homไวรัสโคโรน่า 2019ข่าวทั่วไป

Most Viewed

คุณอาจสนใจข่าวนี้