ป้อนข้อมูลด้วยมือ VS ระบบ OCR - เทคโนโลยี AI เปลี่ยนเกมการทำงาน ลด Human Error ลดต้นทุนการทำงาน

การจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพเป็นปัจจัยสำคัญขับเคลื่อนธุรกิจยุคดิจิทัล โดยเฉพาะภาคการเงิน การธนาคาร รัฐวิสาหกิจ รวมถึงประกันภัย ซึ่งเป็นกลุ่มองค์กรที่ต้องรับมือกับเอกสารจำนวนมหาศาล การเปลี่ยนผ่านจากการป้อนข้อมูลด้วยมือไปสู่เทคโนโลยี AI: OCR (Optical Character Recognition) ที่ช่วยแปลงข้อความจากเอกสารเป็นข้อความดิจิทัล ไม่เพียงปรับปรุงกระบวนการทำงาน แต่ยังยกระดับขีดความสามารถขององค์กรและลดต้นทุนในระยะยาว

เพื่อให้แต่ละองค์กรเข้าใจและเห็นภาพมากขึ้น WordSense by Looloo Technology ลองเปรียบเทียบความคุ้มค่าในด้านต่าง ๆ ระหว่างการป้อนข้อมูลด้วยมือแบบเดิมกับเทคโนโลยี OCR พร้อมด้วยข้อมูลเชิงลึก ซึ่งจะช่วยให้องค์กรตัดสินใจก้าวสู่การเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญนี้ได้อย่างมั่นใจ

ข้อจำกัดของการป้อนข้อมูลด้วยมือที่องค์กรเผชิญ

การป้อนข้อมูลด้วยมือเป็นวิธีที่คุ้นเคยสำหรับหลายองค์กร โดยเฉพาะธุรกิจ B2B ซึ่งมีถึง 48% ที่ยังคงใช้วิธีนี้ [1] แต่กระบวนการนี้มาพร้อมกับข้อจำกัดหลายประการ ซึ่งส่งผลกระทบโดยตรงต่อประสิทธิภาพการดำเนินงาน

1. ความล่าช้าและข้อผิดพลาด

การป้อนข้อมูลด้วยมือใช้เวลานาน โดยเฉพาะต้องจัดการเอกสารจำนวนมาก อาจใช้เวลาหลายวันถึงหลายสัปดาห์ในการประมวลผล นอกจากนี้ ความผิดพลาดของมนุษย์ (Human Error) ยังเป็นปัญหาสำคัญ ซึ่งมีอัตราความผิดพลาดถึง 4% หรือ 4 ครั้งต่อการป้อนข้อมูล 100 รายการ [2] ส่งผลกระทบต่อคุณภาพข้อมูลและการตัดสินใจทางธุรกิจ

2. ต้นทุนและข้อจำกัดในการขยายธุรกิจ

วิธีป้อนข้อมูลด้วยมือแบบเดิมส่งผลให้ต้นทุนการดำเนินงานเพิ่มขึ้น เนื่องจากต้องจ้างพนักงานจำนวนมากเพื่อทำงานที่ซ้ำซากและใช้เวลานาน นอกจากค่าแรงแล้ว ยังมีค่าใช้จ่ายเรื่องข้อผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อรายได้และชื่อเสียงขององค์กร ขณะเดียวกันเมื่อปริมาณงานเพิ่มขึ้น องค์กรจำเป็นต้องเพิ่มบุคลากร ทำให้ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นโดยตรง โดยไม่ได้คำนึงถึง Economies of Scale - ลดต้นทุนการผลิตด้วยการผลิตสินค้าให้มากขึ้นเพื่อให้ได้ต้นทุนต่ำ [3]

ระบบ AI : OCR นวัตกรรมที่ปฏิวัติการจัดการข้อมูล

OCR (Optical Character Recognition) คือเทคโนโลยีที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์แปลงข้อความเอกสารต่าง ๆ เช่น เอกสารกระดาษที่สแกน ไฟล์ PDF หรือรูปภาพ ให้เป็นข้อมูลดิจิทัลที่สามารถแก้ไข ค้นหา และจัดเก็บได้เป็นระบบ ซึ่งเทคโนโลยีนี้จะเข้ามาเปลี่ยนแปลงวิธีการที่องค์กรจัดการข้อมูลอย่างสิ้นเชิง

เปรียบเทียบประสิทธิภาพ - ป้อนข้อมูลด้วยมือ Manual VS ระบบ AI: OCR

1. ด้านบุคลากร (People)

• การป้อนข้อมูลด้วยมือ
  • ใช้เวลาและทรัพยากรของพนักงานมาก
  • ต้องฝึกอบรมบุคลากรให้มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน
  • งานที่ซ้ำซากจำเจส่งผลต่อความเหนื่อยล้าและลดประสิทธิภาพการทำงาน
    
    

2. ความแม่นยำ (Accuracy)

• การป้อนข้อมูลด้วยมือ
  • ความผิดพลาดของมนุษย์ถือเป็นที่มาของความไม่ถูกต้องของข้อมูลที่ใหญ่ที่สุด [4]
  • ความเหนื่อยล้าและความไม่แน่นอนในการทำงานทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย
    
    

3. เวลา (Time)

• การป้อนข้อมูลด้วยมือ
  • ใช้เวลาหลายชั่วโมงสำหรับป้อนข้อมูลจากเอกสารทีละแผ่นเข้าระบบ
  • จำกัดด้วยชั่วโมงการทำงานของพนักงาน ทำให้ประมวลผลได้ช้า
    
    

4. ต้นทุน (Cost)

• การป้อนข้อมูลด้วยมือ
  • ต้นทุนพนักงานคงที่ไม่ว่าจะมีปริมาณงานเท่าใด
  • ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นตามปริมาณงานโดยไม่มี Economies of Scale
  • เสี่ยงสูงต่อการจ่ายค่าปรับหรือค่าเสียหายจากความผิดพลาดสำหรับการป้อนข้อมูลของพนักงาน
    
    

5. ผลลัพธ์ (Result)

• การป้อนข้อมูลด้วยมือ
  • ใช้เวลานานในการจัดเก็บเอกสารและวิเคราะห์ข้อมูลหลังการป้อน
  • ข้อมูลอาจไม่พร้อมใช้งานทันที และต้องผ่านกระบวนการตรวจสอบหลายขั้นตอน
    
    

6. ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security)

• การป้อนข้อมูลด้วยมือ
  • ข้อมูลเสี่ยงต่อการรั่วไหลได้ง่าย เนื่องจากการเข้าถึงของพนักงาน
  • การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ ทำให้เกิดความเสี่ยงต่อการสูญหายหรือถูกทำลาย
    
    

การประยุกต์ใช้ AI: OCR ในอุตสาหกรรมการเงินและธนาคาร

1. ประมวลผลใบแจ้งหนี้และเอกสารทางการเงิน

• OCR ช่วยดึงข้อมูลสำคัญจากใบแจ้งหนี้ได้อัตโนมัติ เช่น วันที่ จำนวนเงิน และรายการสินค้า ลดเวลาการจัดการลงได้ถึง 20% ตามรายงานของ McKinsey ช่วยเร่งกระบวนการชำระเงินและเพิ่มความพึงพอใจของคู่ค้า [5]

2. กระทบยอดบัญชีธนาคาร

• OCR สามารถสแกนงบการเงินและดึงข้อมูลตัวเลขมาเปรียบเทียบกับบัญชีคุณเพื่อค้นหาความแตกต่างได้อัตโนมัติ เดิมที่เคยใช้เวลาหลายชั่วโมงปัจจุบันใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที ทั้งยังเพิ่มความแม่นยำและลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดของมนุษย์

3. ตรวจสอบ KYC (Know Your Customer)

• OCR ช่วยให้ธนาคารและสถาบันการเงินสามารถอ่านและตรวจสอบเอกสารยืนยันตัวตนของลูกค้า เช่น บัตรประจำตัวประชาชน หนังสือเดินทาง หรือใบแจ้งหนี้ค่าสาธารณูปโภคได้รวดเร็ว ทำให้กระบวนการเปิดบัญชีหรือสมัครสินเชื่อรวดเร็วขึ้น ภายใต้ข้อกำหนดทางกฎหมาย

4. วิเคราะห์สินเชื่อและความเสี่ยง

• OCR สามารถวิเคราะห์รายได้หรือประวัติค่าใช้จ่ายจากงบการเงินหรือเอกสารภาษี แสดงรูปแบบการใช้จ่ายและสุขภาพทางการเงินอย่างรวดเร็ว ช่วยให้การตัดสินใจอนุมัติสินเชื่อเป็นไปอย่างรวดเร็วและอยู่บนพื้นฐานของข้อมูลที่ถูกต้อง

สรุป AI: OCR อย่าเสียโอกาสลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจ

เทคโนโลยี OCR เป็นการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นสำหรับองค์กรในยุคดิจิทัล นอกจากทดแทนการป้อนข้อมูลด้วยมือแล้ว ยังช่วยลดต้นทุน เพิ่มความแม่นยำ และประหยัดเวลา ดังนั้น การนำ OCR มาใช้จึงเป็นการลงทุนเชิงกลยุทธ์ที่สร้างความได้เปรียบในระยะยาว ช่วยให้องค์กรสามารถนำทรัพยากรไปใช้ในงานที่สร้างมูลค่าสูงขึ้น เช่น การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกและการพัฒนาธุรกิจ

ในโลกธุรกิจที่แข่งขันสูง การใช้ OCR ไม่ใช่แค่การเลือกเทคโนโลยี แต่เป็นก้าวสำคัญสู่การจัดการข้อมูลที่จะเปลี่ยนโฉมธุรกิจ คุณพร้อมแล้วหรือยังที่จะปลดล็อกศักยภาพที่แท้จริงขององค์กร? OCR คือประตูสู่โอกาสทางธุรกิจที่ไร้ขีดจำกัด ในขณะที่คู่แข่งยังติดอยู่กับระบบเก่า แต่องค์กรของคุณสามารถก้าวล้ำไปข้างหน้าด้วยความเร็วและประสิทธิภาพที่เหนือกว่า

ถึงเวลาแล้วที่ต้องตัดสินใจ: จะให้โอกาสผ่านเลยไป หรือจะคว้าไว้และนำพาองค์กรเข้าสู่ยุคใหม่แห่งความสำเร็จด้วย OCR?

แหล่งที่มาของข้อมูล

• [1] https://www.businesswire.com/news/home/20190228005139/en/report-Manual-Processes-Limiting-Value-of-Data-in-Manufacturing
• [2] https://www.docuclipper.com/blog/human-error-statistics/ 
• [3] https://www.vinnovatetechnologies.com/healthcare-case-studies.php 
• [4] https://tenthline.com/ocr-vs-manual-data-entry/ 
• [5] https://klearstack.com/ocr-in-finance-and-accounting/ 

ติดตามเพจ Facebook: Thairath Money ได้ที่ลิงก์นี้ - https://www.facebook.com/ThairathMoney