กีฬา
100 year

3 นิสัยเสียที่ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพลดลง

Nuttaputch26 พ.ย. 2558 10:16 น.
SHARE

หลังจากอาทิตย์ก่อนผมได้ลองหยิบเรื่องพฤติกรรมการพูดที่ทำลายภาพลักษณ์ของเราโดยไม่รู้ตัวแล้ว (7 พฤติกรรมการพูดที่ทำลายตัวเราโดยไม่รู้ตัว) มันก็เลยทำให้ผมมานั่งคิดต่อถึงนิสัยที่เรามักจะทำกันในออฟฟิศแล้วทำให้งานไม่เกิดขึ้น ซึ่งจะว่าไปแล้วมันมีอยู่หลายๆ อย่างมากเลยทีเดียว แถมส่วนใหญ่มักเป็นเรื่องที่เราบ่นๆ กันแต่ก็ยังทำกันอยู่ บทความวันนี้เลยขอยกบางเรื่องมาเล่าสู่กันฟังแล้วลองดูว่าเราจะปรับแก้กันได้อย่างไรบ้างนะครับ

1. การประชุมที่เสียเวลาโดยไม่จำเป็น

เรื่องของการประชุมมักจะเป็นเรื่องที่ถูกหยิบมาพูดบ่อยๆ ว่าเป็นวิธีการทำงานที่ทำให้เกิดการสิ้นเปลืองเวลามากที่สุดอย่างหนึ่ง แถมการประชุมจำนวนมากก็ไม่ได้ก่อให้เกิดประโยชน์อย่างที่ควรจะเป็น ทั้งนี้เพราะส่วนมากการประชุมมักจะมาจากแนวคิดที่หวังจะรวมๆ คนที่เกี่ยวข้องเข้ามาฟังพร้อมๆ กัน เพราะคิดว่าจะเป็นการสื่อสารที่ได้ประสิทธิภาพสูงสุด

แต่ในความเป็นจริงแล้ว การประชุมจำนวนมากนัดกันโดยไม่มีวาระประชุมที่ชัดเจน ไม่มีกรอบการประชุม หรือไม่มีการเตรียมการก่อนว่าจะคุยเรื่องไหน ต้องตัดสินใจอะไร โดยหวังว่าการพูดคุยกันในห้องจะเกิดข้อสรุปขึ้นมา (ซึ่งก็มักจะไม่ได้เกิด)

นอกจากนี้แล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่มักจะเกิดขึ้นคือการประชุมโดยดึงคนที่ไม่ได้จำเป็น หรือคนที่ไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้องสำคัญกับวาระการประชุม ผลก็คือคนเหล่านี้มักจะไม่ได้มีส่วนร่วม ไม่ได้สนใจ และทำให้บรรยากาศการประชุมไม่ดีอย่างที่ควรจะเป็น

ด้วยเหตุนี้ หนังสือพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานออฟฟิศจึงมักพูดบ่อยๆ ว่าการจะนัดประชุมแต่ละครั้งนั้น จำเป็นจะต้องทำให้กระชับ มีกรอบและเป้าหมายชัดเจน และเลือกคนที่จำเป็นเข้าประชุมเท่านั้น นอกจากนี้คนที่คุมการประชุมก็ต้องโฟกัสด้วยว่าจะพูดเรื่องอะไร และเรื่องไหนที่ควรตัดออกเพราะไม่จำเป็น ไม่อย่างนั้นเราก็จะเสียเวลากับการประชุมมากโดยใช่เหตุ

2. การส่งอีเมลที่ไม่เกิดประสิทธิภาพ

นอกจากการประชุมแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่คนทำงานออฟฟิศยุคปัจจุบันต้องทำกันเยอะคือการรับ-ส่งอีเมลในแต่ละวัน บางคนก็หลายสิบฉบับ บางคนไปสู่หลักร้อย ซึ่งถ้าคำนวณๆ กันดูแล้ว จะเห็นได้ว่าเราหมดเวลากับการจัดการอีเมลมากเป็นอันดับต้นๆ ของเวลาที่เราใช้ในออฟฟิศเลยก็ว่าได้

แม้ว่าเราอาจจะพูดกันทำนองว่าการใช้งานอีเมลช่วยให้เราสื่อสารกันสะดวกขึ้น แต่ในความจริงหลายๆ อย่างก็ไม่ได้จำเป็นจะต้องใช้อีเมลก็ได้ การเดินไปคุยตรงหน้าแทนที่จะส่งเมลสอบถามกันไปมาอาจจะได้ความชัดเจนมากกว่า รวดเร็วกว่า และลดจำนวนอีเมลที่นับวันจะเยอะจนเต็ม Inbox แล้วทำให้คนไม่อยากจะเช็กอีเมล

นอกจากเรื่องการส่งอีเมลที่เยอะมากในแต่ละวันแล้ว การส่งอีเมลโดย cc ให้กับคนอื่นๆ ที่ไม่จำเป็นก็เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่หลายๆ คนมักทำกันทั้งที่จริงๆ อาจจะไม่ได้จำเป็นที่จะต้อง cc ก็ได้

การรับส่งอีเมลในออฟฟิศเป็นเรื่องที่เราต้องทำกันทุกวัน ฉะนั้นแล้วใช้มันให้เกิดประโยชน์และลดสิ่งที่ไม่จำเป็นลงไปเสียก่อนที่จะทำให้มันกลายเป็นเรื่องน่าเบื่อในการทำงาน

3. เล่น Social Media มากเกินไป

ผมมักบอกว่าการเล่น Social Media นั้น มีผลดีอยู่ไม่น้อยถ้าเรารู้จักใช้ แต่ถ้าเราไม่รู้จักควบคุมตัวเอง การเล่น Social Media มากเกินไปก็ทำให้เราเสียงานได้เหมือนกัน เพราะเราต้องไม่ลืมว่าการละตัวเองมาเล่น Facebook ระหว่างทำงานก็เป็นเหมือนกับการดึงความสนใจออกจากสิ่งที่ตัวเองกำลังโฟกัส แถมเผลอๆ การเช็ก Facebook ทีอาจจะได้ทำอะไรนานกว่าแค่อัพสเตตัสเฉยๆ

จริงอยู่ที่การเล่น Social Media อาจจะมองได้ว่ามันคือการผ่อนคลาย และทำให้เราลดความเครียดระหว่างทำงาน แต่สิ่งที่เราต้องพึงระวังเอาไว้บ้างคืออย่าให้การผ่อนคลายนั้นนานเกินจนกลายเป็นนิสัยเสียชนิดไม่อยากทำงาน กองงานเอาไว้ก่อน ซึ่งนั่นคงไม่ใช่เรื่องดีแน่ๆ ล่ะครับ

ยังมีนิสัยอีกหลายอย่างที่เราอาจจะทำกันในออฟฟิศโดยไม่รู้ตัวแล้วกลายเป็นการบั่นทอนความสามารถในการทำงานเราอยู่ไม่น้อย ยังไงก็ลองสังเกตแล้วลดๆ กันดูเสียหน่อยนะฮะ

อ่านเพิ่มเติม...

แท็กที่เกี่ยวข้อง

คนดังนั่งเขียนNuttaputchนิสัยการทำงานเล่นเฟซบุ๊กตอนทำงานSocial MediaFacebookนิสัยเสียของพนักงานออฟฟิศประสิทธิภาพการทำงานการประชุมการเช็กอีเมลคอลัมน์ไทยรัฐไทยรัฐออนไลน์ไลฟ์สไตล์

ข่าวแนะนำ

Most Viewed

คุณอาจสนใจข่าวนี้